- Asyik-asyik mesyuarat. Kena tinggal kelas lagi !
- Mesyuarat banyak kali.Tindakan tak diambil juga!
- Tak ada orang lain. Dia saja nak cakap dalam mesyuarat.
- Kalau keputusan dah dibuat awal-awal, tak payah mesyuarat lagi. Nanti ganggu waktu kelas.
- Mesyuarat panjang sangat. Boring pulak tu!
Di mana-mana pun, ada bermacam-macam keluhan mengenai mesyuarat. Namun, mesyuarat tetap penting.Banyak perkara dapat dibincangkan di dalam mesyuarat. Di sekolah, mesyuarat pengurusan sekolah yang diadakan dari semasa ke semasa amat penting untuk merancang, mengenal pasti, melaksana dan menilai program yang dilaksanakan pada peringkat sekolah.
Mantan Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Ahmad Sarji Abd Hamid, pernah berkata mesyuarat adalah sebahagian daripada pengurusan. Mesyuarat juga diadakan untuk menyelesaikan beberapa masalah. Ia adalah satu instrumen dalam proses membuat keputusan.
Memandangkan mesyuarat perlu diadakan,maka perlu diberi perhatian dalam mengendalikan mesyuarat. Antaranya ialah:
- Matlamat mesyuarat
- Agenda mesyuarat yang selaras dengan matlamat
- Isu yang dibincangkan
- Keputusan yang perlu diambil
- Pengurusan masa sewaktu mesyuarat
Untuk memastikan mesyuarat di sekolah berfungsi secara optimum, guru harus mengetahui matlamat mesyuarat diadakan. Sehubungan itu, surat panggilan menghadiri mesyuarat yang disertakan dengan agendanya akan memberi maklumat awal mengenai perkara yang akan dibincangkan di dalam mesyuarat nanti.
Di samping itu, guru juga akan memperoleh maklumat mengenai isu yang akan dibincangkan. Malah, ia akan memberi kesempatan kepada guru bersedia lebih awal untuk mengumpul maklumat tentang isu yang bakal dibincangkan dalam mesyuarat banti.
Selain itu, pengurusan masa teranacang sewaktu bermesyuarat juga akan menjadikan mesyuarat diadakan dalam tempoh yang ditetapkan.meskipun, ada beberapa agenda perlu diselesaikan, penggunaan masa secara optimum akan membantu melicinkan mesyuarat.Perkara ini juga dapat mengelak mesyuarat yang meleret-leret sehingga membosankan ahli mesyuarat.
Dalam hal ini, peranan pengerusi mesyuarat amatlah penting.Beliau seharusnya berkeupayaan mengendalikan mesyuarat dengan baik. Beliau perlu bertindak secara bijak, adil, telus, prihatin, dan cekap untuk menentukan keutamaan mesyuarat. Pada masa sama, setiap ahli mesyuarat hendaklah memberikan kerjasama kepada pengerusi dalam menyuarakan pandangan masing-masing.
Mesyuarat boleh menjadi medan pertelingkahan pendapat atau serangan peribadi kepada mana-mana individu. Namun perkara ini tidak seharusnya menjadi halangan besar dalam mesyuarat sekiranya pengerusi dapat mengendalikannya dengan baik, di samping setiap ahli mesyuarat jelas akan peranan masing-masing.
Di sekolah,masa yang ditetapkan untuk mengadakan mesyuarat juga boleh menjadi isi besar. Lazimnya, pengurusan sekolah cuba merancang mesyuarat di luar waktu pengajaran kelas. Misalnya, mesyuarat waktu petang untuk guru sesi pagi dan mesyaurat waktu pagi untu guru sesi petang. Alternatif lain mengadakan pada waktu Sabtu meskipun ianya adalah hari cuti mingguan.
Namun begitu, ada mesyuarat yang perlu diadakan secara ad hoc dengan notis mesyuarat diberikan dalam tempoh terdekat. Perkara ini tidak dapat dielakkan kerana keputusan segera perlu diambil atau untuk melaksanakan sesuatu arahan yang tidak boleh ditangguhkan.
Sekiranya perkara ini sering berlaku, maka guru lazimnya berada di dalam dilema sama ada hendak menghadiri mesyuarat atau meneruskan tugas pengajaran dan pembelajaran.
Dalam keadaan apa pun, mesyuarat sebenarnya boleh dijalankan sekiranya guru bersedia denga perancangan awal untuk memberikan tugasan kepada pelajarnya dengan pemantauan pengawas sekolah atau guru ganti.
Satu aspek lain yang penting dalam mesyuarat ialah minit mesyuarat. Ia adalah dokumen rasmi mesyuarat yang dicatat okeh setiausaha mesyuarat. Semua keputusan dan tindakan mesyuarat akan diperoleh dalam minit mesyuarat. Oleh itu, minit mesyuarat hendaklah dicatat dengan jelas dan hendaklah diedarkan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum mesyuarat akan datang.
Minit mesyuarat juga akan dibentang dalam mesyuarat untuk pengesahan dan perbincangan perkara yang mungkin akan dibangkitkan dalam mesyuarat semasa. Oleh demikian, semua mesyuarat perulah meneliti minit mesyuarat terlebih dahulu sebelum bermesyuarat supaya keputusan dan tindakan yang perlu diambil dapat dilaksanakan.
Dalam hal ini, ada tiga perkara utama yang perlu diberi perhatian dalam mesyuarat iaitu keberkesanan, efisien dan ekonomikal. Mesyuarat dianggap berkesan atau efektif ia mencapai matlamat mesyuarat diadakan.
Selain itu, mesyuarat yang lancar dan efisien akan menyebabkan ahli mesyuarat terasa kelancarannya dan arah mesyuarat adalah ke arah pencapaian matlamat mesyuarat diadakan. Malah, ahli mesyuarat terasa landing dalam mesyuarat iaitu kepuasan hati selepas menghadiri mesyuarat yang dirancang dan dilaksanakan dengan begitu baik.
Disamping itu, mesyuarat yang ekonomikal menyebabkan ahli mesyuarat berasa tiada berlaku pembeaziran tenaga, masa , dan kewangan. Dengan perkataan lain, kehadiran ahli mesyuarat adalah berbaloi.
Pada pandangan saya, mesyuarat yang diadakan di sekolah boleh menjadi mesyuarat yang berkesan , efisien , ekonomikal , dan landing jika perkara berikut dapat dielakkan:
- Berpakaian tidak kemas ketika menghadiri mesyuarat
- Lewat
- Meninggalkan mesyuarat tanpa makluman
- Mengganggu pengerusi mesyuarat atau mesyuarat lain ketika mereka sedang bercakap
- Bercakap secara sembrono
- Bercakap-cakap ketika mesyuarat dijalankan
- Tidak jelas matlamat mesyuarat
- Tidak mengambil peduli akan mesyuarat sedang dijalankan
Oleh itu, jika hari ini, masih ada orang yang mengatakan mesyuarat membosankan, tidak kemana-mana atau satu pembaziran, eloklah difikirkan semula kerana mesyuarat hanyalah salah satu instrumen atau alat dalam proses membuat keputusan, sedangkan yang menggunakan instrumen itu adalah manusia yang berkeupayaan mengendalikan instrumen berkenaan dengan berkesan atau sebaliknya.
Isunya, bukanlah mesyuarat itu tidak penting, tidak berkesan atau tidak segala-galanya, tetapi yang lebih utama adalah apakah keputusan mesyuarat itu dilaksanakan, dan apakah mesyuarat itu mendorong ahlinya untuk membuat keputusan yang terbaik?
Sekiranya perkara ini tidak berlaku, barangkali ada keputusan lain yang dilaksanakan di luar keputusan mesyuarat !
